¿Cómo tener éxito en tus reuniones virtuales?

HubSpot, la plataforma líder en CRM para empresas en expansión, entrega 8 tips que te harán mejorar la comunicación en las reuniones virtuales. 

 Tras la pandemia, los trabajadores y trabajadoras han experimentado cambios en las operaciones de sus labores, y las herramientas digitales se han convertido en un instrumento fundamental para el desempeño de las responsabilidades laborales. 

Para muchos, las reuniones virtuales – hasta hace dos años – eran un mundo desconocido, y es que a raíz del confinamiento por el COVID-19, tuvimos que adaptarnos y aprender a trabajar con ellas; pero incluso hoy, organizar una reunión virtual productiva y efectiva puede ser un desafío. 

Si bien las reuniones remotas probablemente nunca alcanzarán el mismo nivel de intimidad que las reuniones cara a cara, hay maneras de hacerlas más eficaces y fructíferas. Por ello, y ante la necesidad de mejorar las comunicaciones por las plataformas digitales, expertos de HubSpot, la plataforma de CRM número uno para empresas en crecimiento, comparten 8 consejos que ayudarán a realizar de manera correcta este tipo de encuentros virtuales.

1. Elige la herramienta de reuniones remotas adecuadas para tus necesidades

Quizás lo más importante sobre la ejecución de una reunión virtual es la herramienta que utilizas para llevarla a cabo. Si te reúnes con alguien por primera vez, o lo haces con personas en un país cuyas herramientas de reunión no se conocen, considera preguntar con anticipación cuáles son más favorables para ellos. 

A continuación, te mostramos tres herramientas para realizar reuniones virtuales:

  • Hangouts de Google: esta suele ser a menudo una de las opciones más convenientes, gracias a la presencia de Google, en especial si se está utilizando Google Calendar para administrar la agenda.
  • Zoom: esta plataforma permite realizar videoconferencias, hacer chats e impartir webinars de forma rápida y sencilla.
  • Skype: esta es una buena opción para chatear con gente de todo el mundo, aunque a veces puede ser de uso más difícil para algunos usuarios. 

2. Ten en cuenta las diferentes zonas horarias

Si eres tú quien está programando la reunión, asegúrate de hacerla a un horario que funcione para todos los asistentes. No hay nada peor que darse cuenta de que se ha convocado a las 6:00 a. m. de la hora local, o en la noche, cuando normalmente ya se tienen otros planes.

Existen muchas aplicaciones para tener en cuenta la zona horaria. Nosotros te recomendamos Diferencia horaria y World Time Zone.

3. Evita reprogramar o cancelar en el último minuto

¿Tienes que reprogramar o cancelar una reunión virtual de última hora? Lo importante es cómo lo haces. Antes de que cambies la hora de la invitación, ponte en el lugar de los asistentes a la reunión. ¿Qué inconvenientes podrías estar causándoles? 

Una reunión virtual es un compromiso. En la mayoría de las circunstancias, reprogramar o cancelar en el último minuto es irrespetuoso. Si realmente tienes que hacerlo, envía una nota personal disculpándote y explicando la situación.

4. Aclara cómo se conectarán los asistentes

Aquí es donde entra la descripción en la invitación del calendario. No asumas que las personas verán de inmediato el enlace de la reunión que adjuntaste en la invitación del calendario. Hay que ser muy claros con las instrucciones sobre cómo todos se pueden conectar, a fin de que lo identifiquen en un solo lugar.

Repite el nombre de la reunión, la fecha, la hora con zona horaria y la duración, cómo unirse, entregar el número PIN de la Reunión y los códigos de acceso al sitio web, en caso que existan. Además, especifica de antemano si se requiere la cámara encendida. 

5. Escoge tu ubicación de manera sabia

Ten en cuenta dónde te encuentras y lo que está sucediendo a tu alrededor. Ciertas habitaciones son más ruidosas que otras, incluso si estás en casa. 

6. Cuenta con otro punto de acceso a Internet como el celular

Siempre existe la posibilidad de que el wifi falle justo antes de que comience la reunión. No dejes que te invada un sentimiento de pánico. Afortunadamente, la mayoría de los teléfonos inteligentes tienen la capacidad de convertirse en puntos de acceso móvil a internet. Y esto puede salvarte en múltiples ocasiones.

7. Únete a la reunión 5 minutos antes y presenta a todos los asistentes desde el principio

Siempre que sea posible, destina por lo menos cinco minutos antes de la cita programada para enlazarte. Si eres tú quien ha convocado la reunión, una forma agradable de comenzar es presentando a los asistentes. Esto les permite a todos saber quién está realmente presente, tanto en la sala de la oficina principal como por teléfono.

8. Silencia cualquier otro sonido que distraiga

Silencia tu micrófono mientras otros se presentan. De esta forma, eliminas cualquier ruido de fondo que puede resultar molesto.

En la misma línea, te recomendamos apagar los sonidos y las notificaciones de tu computadora, especialmente si estás compartiendo tu pantalla con el grupo. 

Adicionalmente, en HubSpot hemos preparado una completa guía gratuita para teletrabajar de manera efectiva. Aprende cómo mantener tus niveles de productividad y motivación altos mientras trabajas desde casa, con herramientas como las reuniones virtuales y adaptando tus modelos de trabajo a la nueva realidad. 

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Acerca de HubSpot

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